Microsoft 365 sicher einstellen: 6 Einstellungen, die jedes Unternehmen prüfen sollte
Microsoft 365Viele Microsoft-365-Umgebungen laufen mit Standardeinstellungen und lassen Lücken offen. Diese sechs Punkte sollte jede Geschäftsführung geprüft haben.
Microsoft 365 ist in den meisten Unternehmen längst Standard: E-Mail, Teams, Dateiablage und Kalender laufen über die Cloud. Was viele Geschäftsführungen nicht wissen: Nach der Einrichtung ist eine M365-Umgebung nicht automatisch sicher konfiguriert. Viele Schutzfunktionen sind vorhanden, aber nicht oder nur teilweise aktiviert.
Aus unserer täglichen Praxis als IT-Dienstleister und Microsoft Solutions Partner in Potsdam und Berlin haben wir die sechs Einstellungen zusammengestellt, die wir bei Prüfungen am häufigsten offen vorfinden und die jedes Unternehmen kontrollieren sollte.
1. Mehrstufige Anmeldung (MFA) für alle Benutzer
Gestohlene Passwörter sind der häufigste Weg in Unternehmenskonten, durch Phishing, Datenlecks oder schlicht schwache Kennwörter. Die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) stoppt den Großteil dieser Angriffe, weil ein Passwort allein nicht mehr für den Zugriff reicht.
Unsere Erfahrung: MFA ist die einzelne Maßnahme mit dem größten Sicherheitsgewinn pro Aufwand und trotzdem in vielen Umgebungen nicht flächendeckend aktiv.
2. Getrennte, geschützte Administratorkonten
Wer mit demselben Konto E-Mails liest und die gesamte Umgebung verwalten kann, macht es Angreifern unnötig leicht. Administratorrechte gehören auf eigene, besonders geschützte Konten und nur an so wenige Personen wie nötig.
3. Externe Freigaben in Teams, SharePoint und OneDrive
Standardmäßig lassen sich Dateien und ganze Bereiche großzügig nach außen teilen. Ohne klare Regeln entsteht so mit der Zeit ein unkontrollierter Wildwuchs: Niemand weiß mehr, welche Daten mit wem geteilt sind. Freigaberichtlinien legen fest, was erlaubt ist und was nicht. Spätestens wenn KI-Assistenten wie Copilot mit genau diesen Berechtigungen arbeiten, zahlt sich das aus: Wie der geordnete Einstieg gelingt, zeigt unser Beitrag KI im Unternehmen einführen.
4. E-Mail-Schutz: SPF, DKIM und DMARC
Diese drei Standards sorgen dafür, dass niemand in Ihrem Namen E-Mails versenden kann und Ihre eigenen Nachrichten nicht im Spam landen. Sie sind schnell eingerichtet, werden aber oft vergessen, besonders DMARC. Für Empfänger Ihrer Rechnungen und Angebote ist das ein direkter Schutz vor Betrugsversuchen in Ihrem Namen.
5. Regeln für Geräte und Zugriffe
Greifen private Handys und Heim-PCs ungeregelt auf Firmendaten zu? Grundregeln für Geräte, etwa Bildschirmsperre, Verschlüsselung und die Möglichkeit, Firmendaten von verlorenen Geräten zu entfernen, schließen eine Lücke, an die selten jemand denkt, bis ein Gerät verschwindet.
6. Ein Sicherungskonzept für Microsoft-365-Daten
Microsoft 365 bringt eigene Aufbewahrungs- und Wiederherstellungsfunktionen mit, etwa den Papierkorb, die Versionierung von Dateien und Aufbewahrungsrichtlinien. Ein Backup im eigentlichen Sinn, also eine unabhängige Kopie außerhalb der Produktivumgebung, ist im Standardumfang jedoch nicht enthalten. Microsoft bietet dafür das kostenpflichtige Zusatzprodukt Microsoft 365 Backup an, daneben gibt es Lösungen anderer Anbieter.
Ob die Bordmittel für Ihr Unternehmen ausreichen, hängt davon ab, welche Dienste Sie nutzen und wie diese konfiguriert sind. Gelöschte E-Mails oder überschriebene Dateien lassen sich nur innerhalb bestimmter Fristen zurückholen, und bei einem Verschlüsselungsangriff oder einem kompromittierten Konto reichen die eingebauten Funktionen unter Umständen nicht aus. Unsere Empfehlung: Prüfen Sie Ihr Sicherungskonzept und legen Sie fest, welche Daten wie lange wiederherstellbar sein müssen. Wo die Bordmittel nicht genügen, schließt eine zusätzliche Backup-Lösung die Lücke, mehr dazu auf unserer Seite Backup & Wiederherstellung.
Fazit: Prüfen lohnt sich – einmal sauber aufsetzen erst recht
Keiner dieser Punkte ist Raketentechnik. Zusammen entscheiden sie aber darüber, ob ein Phishing-Klick ein Ärgernis bleibt oder zum Betriebsstillstand wird. Dazu kommt ein Punkt, der oft übersehen wird: IT-Sicherheit gehört rechtlich zur Sorgfaltspflicht der Geschäftsführung. Wer nachweislich keine angemessenen Schutzmaßnahmen getroffen hat, riskiert im Schadensfall auch eine persönliche Haftung. Wenn Sie nicht sicher sind, wie Ihre Umgebung konfiguriert ist: Genau dafür gibt es unsere Microsoft-365-Grundabsicherung zum Festpreis. Prüfung, Einrichtung und gern auch eine Schulung für Ihr Team.
Wir beraten kleine und mittelständische Unternehmen in Potsdam, Berlin & dem Land Brandenburg, persönlich, herstellerunabhängig und zu planbaren Kosten.
